Privacybeleid

1. Inleiding

247 Expat Insurance (‘wij’, ‘ons’, ‘onze’) wordt geëxploiteerd door Stephen Paul Gregory, exclusief verzekeringsagent van Sanitas S.A. de Seguros, die bij de Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones (DGSFP) is ingeschreven in het administratief register van verzekerings- en herverzekeringsdistributeurs onder nummer C0320Y2155969D.

Dit privacybeleid legt uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, bewaren en beschermen wanneer u onze website 247expatinsurance.com bezoekt, een offerte aanvraagt, met ons correspondeert of op een andere manier gebruikmaakt van onze diensten.

Dit beleid voldoet aan:

• Verordening (EU) 2016/679: Algemene verordening gegevensbescherming (AVG);
• de Spaanse Ley Orgánica 3/2018 inzake de bescherming van persoonsgegevens en de waarborging van digitale rechten (LOPDGDD);
• Ley 34/2002 inzake diensten van de informatiemaatschappij en elektronische handel (LSSICE);
• Ley 20/2015 inzake de ordening, het toezicht en de solvabiliteit van verzekeringsondernemingen (LOSSEAR) en Real Decreto-ley 3/2020 tot omzetting van de Europese richtlijn betreffende verzekeringsdistributie.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke

Stephen Paul Gregory, exclusief verzekeringsagent van Sanitas S.A. de Seguros
DGSFP-registernummer: C0320Y2155969D
C/ Alcalde Clemente García, 19, 5 · 30169 San Ginés, Murcia, Spanje
E-mail: info@247expatinsurance.com

Wanneer een offerte wordt uitgebracht of een polis wordt afgesloten, treedt Sanitas S.A. de Seguros (Calle Ribera del Loira 52, 28042 Madrid) in haar hoedanigheid van verzekeraar op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke. Haar privacypraktijken staan beschreven in het privacybeleid van Sanitas op sanitas.es/RGPD.

3. Welke gegevens wij verzamelen

Afhankelijk van uw contact met ons kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen:

• Contactgegevens: volledige naam, e-mailadres, telefoonnummer, postadres, land van herkomst.
• Identificatiegegevens: geboortedatum, nationaliteit, NIE/NIF, paspoortnummer (wanneer nodig om een polis of een certificaat voor visumvereisten af te geven).
• Gegevens over gezin en gezinsleden: namen, geboortedata en familierelatie van gezinsleden die u op een polis wilt laten opnemen.
• Gezondheidsgegevens: medische voorgeschiedenis, bestaande aandoeningen, lopende behandelingen en medicatie, lengte/gewicht, leefstijlfactoren. Alleen verzameld wanneer nodig om premies te berekenen, de verzekerbaarheid te beoordelen of een polis af te geven. Zie punt 4.
• Visum- en verblijfsgegevens: type visum (NLV, DNV, studentenvisum enz.), geplande verhuisdatum, verblijfsstatus in Spanje.
• Transactiegegevens: polisnummer, premiebedragen, betaalwijze, factuurhistorie.
• Communicatiegegevens: vastleggingen van e-mails, telefoongesprekken, WhatsApp-berichten, ingezonden contactformulieren (inclusief de voorkeurstaal die de taalversies van onze formulieren vastleggen) en chatsessies.
• Gegevens over websitegebruik: IP-adres, type browser, apparaatgegevens, bekeken pagina’s, verwijzende bron; verzameld via cookies en vergelijkbare technieken.
• Marketingvoorkeuren: status van uw toestemming voor nieuwsbrieven, gidsen en commerciële berichten.

U staat ervoor in dat de gegevens die u verstrekt waar, juist, volledig en actueel zijn. Wanneer u gegevens over derden verstrekt (bijvoorbeeld te verzekeren gezinsleden), bevestigt u dat u daarvoor een rechtsgrond hebt en dat u hen over dit privacybeleid hebt geïnformeerd.

4. Gezondheidsgegevens en bijzondere categorieën

Waarom wij gezondheidsgegevens nodig hebben. Een Spaanse ziektekostenverzekering kan niet worden geoffreerd, geaccepteerd of afgegeven zonder informatie over de medische voorgeschiedenis van elke aanvrager. Premies, wachttijden en acceptatiebeslissingen hangen allemaal af van deze informatie. Het verstrekken ervan is daarom een noodzakelijke voorwaarde om de dienst te kunnen leveren die u hebt aangevraagd.

Gezondheidsgegevens zijn een ‘bijzondere categorie’ van persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG en genieten extra bescherming. Wij verwerken ze op basis van de volgende gecombineerde rechtsgronden:

• Art. 9, lid 2, onder a AVG: uw uitdrukkelijke toestemming, gegeven wanneer u een offerteformulier, gezondheidsverklaring of aanvraag indient, of wanneer u duidelijk en uitdrukkelijk bevestigt dat wij gezondheidsgegevens mogen gebruiken die via WhatsApp zijn verstuurd.
• Art. 6, lid 1, onder b AVG: precontractuele maatregelen en uitvoering van een overeenkomst, om u een offerte te geven en, na acceptatie, een polis af te geven.
• Art. 9, lid 2, onder h AVG: gezondheidszorg of sociale diensten / beheer van gezondheidsstelsels, samen met de waarborgen uit de Spaanse verzekerings- en gezondheidsregelgeving.
• Art. 6, lid 1, onder c AVG: nakoming van een wettelijke verplichting op grond van de LOSSEAR en RDL 3/2020.

Gezondheidsgegevens die u verstrekt, worden voor de acceptatiebeoordeling doorgegeven aan Sanitas. Wij hanteren strikte toegangscontroles en versleuteling tijdens verzending en bij opslag, en gebruiken gezondheidsgegevens voor geen enkel marketingdoeleinde.

Vragen die via WhatsApp binnenkomen. Als u via WhatsApp contact met ons opneemt, kunnen wij u vragen om informatie die nodig is om uw vraag te beantwoorden of een offerte op te stellen. Als het daarbij om gezondheidsgegevens gaat, vragen wij uw uitdrukkelijke toestemming voordat wij die gegevens voor uw vraag of offerte gebruiken. Stuur geen gezondheidsinformatie totdat wij daarom hebben gevraagd en u de bijbehorende informatie over toestemming hebben gegeven. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door te schrijven naar info@247expatinsurance.com. WhatsApp wordt geleverd door WhatsApp Ireland Limited, dat bepaalde gegevens verwerkt volgens zijn eigen privacybeleid. Berichten die u stuurt, worden ook door ons verwerkt in overeenstemming met dit privacybeleid.

5. Hoe wij uw gegevens gebruiken

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Om verzekeringsoffertes te berekenen en de voor uw profiel beschikbare plannen van Sanitas te vergelijken.
• Om vragen te beantwoorden, productinformatie te geven en het aanvraagproces te ondersteunen.
• Om aanvragen in te dienen bij Sanitas en de communicatie tussen u en de verzekeraar te verzorgen.
• Om certificaten voor visumvereisten en andere documenten af te geven die nodig zijn voor verblijfsaanvragen.
• Om verlengingen, wijzigingen en opzeggingen van polissen te beheren en hulp te bieden bij schadeclaims.
• Om marketingberichten te sturen over producten van Sanitas en aanverwante diensten voor expats, alleen als u daarvoor toestemming hebt gegeven.
• Om vragen vóór het afsluiten te behandelen en realtime ondersteuning te bieden via onze livechat-widget van HubSpot.
• Om onze website, inhoud en diensten te verbeteren.
• Om te voldoen aan wettelijke, toezichtrechtelijke en fiscale verplichtingen.

6. Rechtsgronden voor de verwerking

Wij baseren ons op een of meer van de volgende rechtsgronden van art. 6 AVG (en art. 9 voor gezondheidsgegevens, zoals beschreven in punt 4):

7. Delen en verstrekken van gegevens

Wij delen uw persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is en alleen met de volgende categorieën ontvangers:

• Sanitas S.A. de Seguros: als de verzekeraar bij wie alle aanvragen worden ingediend. Sanitas treedt op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens die worden verwerkt in verband met een offerte, polis of schadeclaim.
• Betrouwbare dienstverleners (verwerkers): waaronder HubSpot (CRM, e-mailmarketing en livechat), websitehosting, analyse- en cloudopslagaanbieders. Zij zijn allen gebonden aan schriftelijke verwerkersovereenkomsten die voldoen aan de eisen van art. 28 AVG.
• Advertentie- en remarketingplatforms: Meta (Facebook & Instagram), TikTok en Google Ads ontvangen gegevens via trackingpixels en tags (zoals paginabezoeken en signalen dat een offerteformulier is ingevuld), uitsluitend om de effectiviteit van campagnes te meten, aangepaste doelgroepen op te bouwen en relevante advertenties te tonen. Dit gebeurt alleen met uw uitdrukkelijke toestemming en valt onder modelcontractbepalingen. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken via ons venster met cookievoorkeuren.
• De Spaanse belastingdienst en andere overheidsinstanties wanneer de wet dat vereist (bijv. AEAT, DGSFP).
• Rechtbanken, toezichthouders en opsporingsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Gegevens op basis van pixels die met advertentieplatforms worden gedeeld, worden uitsluitend gebruikt voor meting en targeting zoals hierboven beschreven en vormen geen verkoop van persoonsgegevens.

8. Sanitas als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke

Zodra uw aanvraag bij Sanitas S.A. de Seguros is ingediend, wordt Sanitas zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in haar systemen worden verwerkt. De privacypraktijken, bewaartermijnen en procedures voor het uitoefenen van rechten van Sanitas worden geregeld door haar privacybeleid, gepubliceerd op sanitas.es/RGPD. De functionaris voor gegevensbescherming van Sanitas is bereikbaar via dpo@sanitas.es.

9. Internationale doorgiften van gegevens

Uw gegevens worden in de eerste plaats opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer een dienstverlener buiten de EER is gevestigd (bijvoorbeeld e-mail- of analyseplatforms in de Verenigde Staten), baseren wij ons op een van de volgende waarborgen:

• adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie (waaronder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming, indien van toepassing);
• door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen (SCC’s);
• aanvullende technische en organisatorische maatregelen wanneer de rechtspraak dat vereist.

10. Opslag en bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zo lang als nodig is voor de beschreven doeleinden of zo lang als de wet vereist:

• Offerteaanvragen zonder afgegeven polis: tot 12 maanden na het laatste contact, tenzij u uw toestemming eerder intrekt.
• Lopende polissen: gedurende de looptijd van de polis plus de wettelijke verjaringstermijn.
• Fiscale en boekhoudkundige stukken: 6 jaar (Spaans Wetboek van Koophandel en Algemene Belastingwet).
• Vastleggingen van marketingtoestemming: totdat u uw toestemming intrekt.
• Cookies: zie het Cookiebeleid voor de specifieke bewaartermijnen.

11. Beveiliging van gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking. Daartoe behoren TLS-versleuteling tijdens verzending, versleutelde opslag, toegangscontroles, training van medewerkers en regelmatige controle van de beveiligingsnormen van onze verwerkers. Geen enkele internetdienst is volledig zonder risico; wij kunnen geen absolute veiligheid garanderen, maar wij zullen u en de toezichthoudende autoriteit onverwijld informeren over elk datalek dat de meldingsdrempels van art. 33–34 AVG bereikt.

12. Cookies en trackingtechnieken

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken om essentiële functies te waarborgen, het gebruik te meten en, met uw toestemming, inhoud en advertenties te personaliseren. Alle details, waaronder een cookielijst en uitleg over het beheren van uw voorkeuren, vindt u in ons Cookiebeleid.

13. Sociale media en openbare interacties

Wij hebben profielen op socialemediaplatforms, waaronder Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube, TikTok en Google Bedrijfsprofiel. Interacties op deze platforms vallen onder de voorwaarden en privacypraktijken van het betreffende platform en daarnaast onder de volgende regels:

• Inhoud die wij op sociale media publiceren, is uitsluitend bedoeld als algemene informatie en vormt geen persoonlijk verzekeringsadvies.
• Ons volgen, liken, reageren of ons berichten sturen via sociale media doet geen klantrelatie ontstaan. Een klantrelatie ontstaat pas wanneer een polisaanvraag is ingediend en geaccepteerd.
• Informatie die u openbaar plaatst (reacties, beoordelingen) is zichtbaar voor andere gebruikers en niet vertrouwelijk. Deel in openbare reacties geen gezondheidsinformatie, paspoortnummers, NIE-nummers of financiële gegevens. Gebruik voor vertrouwelijke zaken ons contactformulier, e-mail of telefoon.
• Wij modereren reacties die beledigend, lasterlijk, misleidend, onrechtmatig of spam zijn, of die persoonsgegevens van derden openbaar maken. Wij behouden ons het recht voor dergelijke inhoud te verwijderen en herhaaldelijke overtreders te blokkeren.
• Privéberichten worden behandeld in overeenstemming met dit privacybeleid.

14. Uw rechten op het gebied van gegevensbescherming

Op grond van de AVG en de LOPDGDD hebt u de volgende rechten:

• Inzage: een kopie verkrijgen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren.
• Rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Wissing (‘recht op vergetelheid’): verzoeken om verwijdering van uw gegevens, met inachtneming van wettelijke bewaarplichten.
• Beperking: de verwerking onder bepaalde voorwaarden laten beperken.
• Overdraagbaarheid: uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat.
• Bezwaar: tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen, en op elk moment tegen direct marketing.
• Intrekking van toestemming: op elk moment, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking daarvóór.
• Klacht indienen: bij de Spaanse toezichthouder voor gegevensbescherming (Agencia Española de Protección de Datos, www.aepd.es).

Om een van deze rechten uit te oefenen, stuurt u een e-mail met een identiteitsbewijs naar info@247expatinsurance.com. Wij reageren binnen één maand na ontvangst van uw verzoek, zoals voorgeschreven door art. 12 AVG.

15. Links naar derden

Onze website kan links bevatten naar websites van derden (waaronder Sanitas.es, sites met visuminformatie en betaalplatforms). Wij zijn niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken of de inhoud van die sites. Wij raden u aan hun privacybeleid te lezen voordat u persoonsgegevens verstrekt.

16. Kinderen

Onze website en marketingdiensten zijn niet gericht op kinderen jonger dan 14 jaar. Wij verwerken gegevens van kinderen alleen wanneer een ouder of wettelijk voogd een minderjarige als medeverzekerde opneemt op een gezinspolis voor ziektekosten. In dat geval vindt de verwerking plaats op instructie van de ouder of voogd en op basis van de rechtsgronden die in punt 4 en 6 zijn beschreven.

17. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid periodiek bijwerken om wijzigingen in onze werkwijze of in de toepasselijke wetgeving te verwerken. De datum ‘Laatst bijgewerkt’ bovenaan deze pagina geeft de meest recente herziening aan. Wezenlijke wijzigingen die u raken, melden wij per e-mail of met een duidelijke mededeling op de website. Wanneer u de website na wijzigingen blijft gebruiken, aanvaardt u het herziene beleid.

18. Contactgegevens